La mayoría de las agencias de marketing en Latinoamérica crecen de manera reactiva, es decir, la contratación de nuevo personal depende de las necesidades de los clientes: Al obtener un cliente nuevo, contratar un nuevo ejecutivo de cuenta; o en el momento en el que un cliente pregunta si ofrecen servicios de desarrollo web, deciden contratar un programador.
Así es como el reclutar personal y la estructura de organigramas en las agencias de marketing fácilmente se convierten en una decisión de reacción ante una necesidad, en vez de una ejecución de acuerdo a un plan de crecimiento.
Esta estrategia no está mal, pero tampoco es la ideal. Especialmente si, a medida que pasa el tiempo, tu agencia de marketing mejora el pronóstico de sus ventas, el crecimiento anticipado y el modelo de retención de clientes a largo plazo. Si puedes predecir el estado financiero de tu agencia de marketing en seis o doce meses, también puedes anticipar las necesidades de roles y aptitudes que tu equipo merece.
Beneficios de tener un organigrama en tu agencia de marketing digital
Aunque reflexionar en las metas actuales y futuras del organigrama de tu agencia de marketing puede parecer una práctica desactualizada, existe un método de diseño que es muy útil y relevante hoy en día. De esta manera podrás:
Entender los roles de tu equipo y alinear las metas de acorde a estas aptitudes
No caerás en el error de tener una persona cubriendo varios cargos o roles a la vez, pues al largo plazo resulta poco efectivo y tus colaboradores tarde o temprano se desgastarán.
Demostrar a tu equipo por qué su rol es importante e indispensable en la agencia de marketing
Darle responsabilidades específicas a tus colaboradores no solo incrementa su efectividad sino que también les da sentido de pertenencia, lo cual impacta directamente su desempeño.
Definir una estructura de comunicación entre la compañía y los canales que existen
Sin una estructura definida dentro de tu negocio será cada vez más complicado establecer un canal claro de comunicación entre colaboradores. Un organigrama te permite asegurar que, independientemente de dónde se origine el mensaje que deba transmitirse, las comunicaciones no se perderán o quedarán archivadas en un correo electrónico.
Revelar el modelo de la toma de decisiones en tu agencia de marketing
La estructura organizacional es clave en la toma de decisiones, pues brinda un panorama claro de las personas que están involucradas en un proyecto en específico.
Adicionalmente, te ayuda a proyectar cómo se verá tu empresa en un número determinado de años en función de los escenarios que tengas en mente: ¿podrás unir áreas?, ¿debes contratar más personas?, ¿hay un área que no está funcionando bien?
Aclarar el crecimiento profesional de cada uno de los miembros en tu equipo
Nadie comienza un trabajo nuevo sin tener aspiraciones de crecimiento. Si tu agencia digital cuenta con un organigrama y una estructura definida, podrás mostrarle a tus futuros empleados la ruta que podrían seguir profesionalmente en caso de que decidan unirse a tu equipo. Adicionalmente, es un factor motivacional.
Retener talento al demostrar claridad, expresión y transparencia
Tener roles definidos te ayuda a disminuir la tasa de abandono en tu propio equipo, pues cada colaborador sabe a qué se dedica de acuerdo a la descripción de sus labores y cómo su rol impacta el resto de tu agencia. No hay nada peor que terminar siendo el «todero».
Dar énfasis en el seguimiento de información y procesos que existen dentro de tu agencia
Cuando tienes un organigrama cuentas, también, con una estructura que te permitirá no solo hacer la trazabilidad sobre el estado de tus proyectos, sino que también te permite optimizar los procesos internos con base en los resultados de tu equipo: ¿es esta la manera de adecuada de unir estas áreas?, ¿podría hacer algo diferente para optimizar la transferencia de información de esta área con esta otra?
Diseñar un organigrama y la estructura de tu organización no es una tarea fácil. Puedes tomar un enfoque funcional donde organizas a tu equipo en base a sus roles y responsabilidades. También puedes organizar a tu equipo en base a iniciativas o proyectos. Lo más probable es el documento que diseñes cambiará a medida que tu agencia vaya creciendo y este modelo se adaptará en base a las necesidades de tu agencia. Al final, el organigrama de tu agencia deberá ser apto para ti y el equipo y deberá servirte como un mapa al pensar cómo quieres crecer tu agencia y al equipo.
Ejemplo de organigrama en una agencia digital: roles
Fuente: IMF Business School
Independientemente de la estructura que decidas adoptar dentro de tu agencia digital (posiblemente irás cambiándola a medida que optimizas los procesos), el paso más importante, antes de comenzar, es tener los roles definidos.
Sin embargo, antes de hablar de ellos, es importante destacar que estos roles variarán en función de los objetivos, del crecimiento que tenga tu agencia y del volumen de trabajo.
Key Account Manager
El Key Account Manger (o KAM, por sus siglas en inglés), es la persona que se encarga de gestionar las cuentas de los clientes dentro de tu agencia. Su labor principal es conseguir que existan buenas relaciones entre tus clientes y tu negocio.
Adicionalmente, es quien hace el diagnóstico inicial de los prospectos y, una vez se convierten en clientes, quien presenta al equipo que estará detrás de las acciones que comprenden la estrategia digital.
Estratega de redes sociales o Community Manager
Si bien estos roles no son lo mismo, suelen ir de la mano. Mientras el primero hace referencia a la parte estratégica de la comunicación online a través de los medios digitales, el segundo se encarga de llevarla a cabo.
Los estrategas de redes sociales se encargan de analizar, adicionalmente, la efectividad de la estrategia, es decir, del posicionamiento de una organización en redes sociales.
Content Manager
Su función es crear de manera coherente, y optimizada para las necesidades SEO de cada empresa, los contenidos que se van a publicar en el blog de tus clientes.
El Content Manager es quien, además, revisa que todos los contenidos estén alineados con los Buyer Persona de cada cliente y estén optimizados para la conversión.
Especialista SEO
El especialista SEO es quien se encarga de la de la arquitectura de los sitios web y de la optimización de los contenidos que estos alojan. Es quien se encarga de asegurarse a nivel on-page (y a veces técnico) de que los contenidos han sido redactados con las palabras clave adecuadas para maximizar el tráfico y la conversión.
Especialista SEM
El especialista SEM es la persona que se encarga de gestionar todas las campañas de PPC o de pago de tus clientes en función de los objetivos de la estrategia.
Diseñador UX/UI
Esta persona se encarga de la estructura de los sitios web, con el objetivo de garantizar que su usabilidad y experiencia sean las mejores. Trabaja junto con los programadores y especialistas SEO para garantizar que existe alineación entre las 3 áreas, lo cual impacta positivamente tanto la experiencia de usuario, la conversión y el posicionamiento.
Adicionalmente, tu agencia puede beneficiarse con la presencia de un programador y un analista de dato. Con ellos, sumados a los roles anteriores, tu equipo está más que completo.
Para ayudarte a enfocarte en el organigrama de tu agencia, hemos diseñado esta guía sobre cómo estructurar los equipos de tu agencia de marketing. En esta guía aprenderás de ejemplos reales de agencias exitosas y cómo lograron crecer.
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El autor de este artículos es : Carlos Villalobos
Puede encontrar su versión original en : https://blog.hubspot.es/marketing/organigramas-de-agencias-de-marketing
Uruguay, Montevideo